Regulamin prowadzenia mediacji

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Przedmiotem niniejszego Regulaminu jest unormowanie zasad rozwiązywania sporów powstałych pomiędzy podmiotami gospodarczymi, pomiędzy osobami fizycznymi lub między osobą fizyczną a podmiotem gospodarczym w drodze mediacji prowadzonej przez Kancelarię Mediacyjną Aleksandra Obuchowicz-Sawicz, ul. Kazimierza Wielkiego 15, lok. 9, 50-077 Wrocław, NIP: 929 172 41 43, zwaną dalej Kancelarią.
2. Przepisy RODO są stosowane przez Kancelarię zgodnie z klauzulą informacyjną udostępnioną na stronie mediacje.wroc.pl.

§ 2. Definicja mediacji

1. Mediacja jest rozmową w celu porozumienia się osób będących w konflikcie przy wsparciu bezstronnego i neutralnego mediatora. Jest dobrowolna, poufna, prowadzi do wyjścia z problemowej sytuacji i sprzyja zapobieganiu przyszłym konfliktom.

§ 3. Rozpoczęcie mediacji

1. Strony sporu i mediator mogą zgodnie określić odmienne reguły postępowania mediacyjnego niż zawarte w niniejszym Regulaminie.
2. Strony mogą działać podczas mediacji osobiście lub z udziałem pełnomocników odpowiednio umocowanych.
3. Mediacja jest prowadzona na podstawie wniosku o przeprowadzenie mediacji lub postanowienia sądu. Postępowanie mediacyjne zostaje wszczęte:
a) na wspólny wniosek stron sporu o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego (umowa o mediację), albo
b) gdy jedna ze stron sporu (wnioskodawca) wniesie wniosek o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego, a druga ze stron wyrazi na piśmie lub telefonicznie zgodę na udział w mediacji w terminie 7 dni od dnia doręczenia jej odpisu wniosku przez mediatora;
c) gdy mediator otrzyma zlecenie dotyczące przeprowadzenia mediacji z sądu.
4. Gdy o mediację wnioskuje jedna ze stron sporu, a druga strona nie wyrazi zgody na piśmie na udział w mediacji w terminie 7 dni od dnia doręczenia jej wniosku, postępowanie umarza się, o czym zawiadamia się wnioskodawcę.
5. Wniosek o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego powinien zawierać:
a) oznaczenie stron postępowania mediacyjnego wraz z podaniem ich adresów oraz numerów telefonów i adresów poczty elektronicznej,
b) krótki opis sprawy, w której ma zostać przeprowadzona mediacja, w tym określenie żądań strony lub stron zgłaszających wniosek oraz przytoczenie okoliczności je uzasadniających; w sprawach o prawa majątkowe – oznaczenie wartości przedmiotu sporu,
c) podpis strony,
d) listę załączników.
6. Jeżeli strony zawarły umowę o mediację na piśmie, do wniosku o przeprowadzenie mediacji dołącza się jej odpis.
7. Do wniosku składanego przez jedną ze stron należy dołączyć jego odpisy wraz z załącznikami dla doręczenia ich pozostałym uczestniczącym w sprawie osobom bądź dowody ich doręczenia tym osobom. Dotyczy to również dalszych pism składanych w toku mediacji.
8. Wniosek o wszczęcie postępowania mediacyjnego może być złożony w formie pisemnej lub w formie elektronicznej na adres poczty elektronicznej Kancelarii.

§ 4. Postępowanie mediacyjne

1. Mediacje są dobrowolne. Każda ze stron samodzielnie podejmuje decyzję o swoim udziale w postępowaniu, o jego kontynuowania lub zakończeniu, a także o podpisaniu ugody mediacyjnej. Osoba mediatora, przebieg postępowania mediacyjnego, treść ugody muszą być w pełni akceptowane przez strony.
2. Mediacja powinna zakończyć się nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia doręczenia mediatorowi wniosku o wszczęcie mediacji.
3. Mediator niezwłocznie ustala termin posiedzenia mediacyjnego, chyba że za celowe uzna odbycie odrębnych spotkań z każdą ze stron.
4. Termin dwumiesięczny, o którym mowa w ust. 1, nie obowiązuje jeżeli strony wyznaczyły inny termin na przeprowadzenie mediacji lub zgodziły się na jego przedłużenie.
5. Jeżeli mediacja jest prowadzona na podstawie postanowienia sądu, mediator jest obowiązany do zachowania terminów wyznaczonych przez sąd.
6. Postępowanie mediacyjne nie jest jawne.
7. Językiem postępowania mediacyjnego jest język polski. Na zgodny wniosek stron mediacja może być prowadzona w innym języku, pod warunkiem pokrycia przez strony postępowania mediacyjnego kosztów tłumaczenia.
8. Miejscem prowadzenia mediacji jest Wrocław – siedziba Kancelarii, chyba że umówiono się inaczej (na piśmie pod rygorem nieważności) albo konieczność zmiany miejsca wynika z okoliczności niezależnych od uczestników mediacji.
9. Mediacja może być też prowadzona w wykorzystaniem technologii komunikowania się na odległość.
10. Postępowanie mediacyjne odbywa się na sesjach mediacyjnych, których czas trwania nie powinien przekroczyć dwóch godzin.
11. Na każdym etapie postępowania mediator może zwrócić się do każdej ze stron o przedstawienie dodatkowych informacji. Informacji przedstawionych przez stronę mediator nie ujawnia drugiej stronie, chyba że udzielono mu pozwolenia na to.
12. Strony zobowiązują się do współdziałania z mediatorem w dobrej wierze, a w szczególności do przedkładania odpowiednich dokumentów, składania wyjaśnień i uczestniczenia w posiedzeniach mediacyjnych.

§ 5. Zadania i obowiązki mediatora

1. Mediator prowadzi postępowanie mediacyjne wedle swego uznania, z zachowaniem należytej staranności i niezależności oraz z poszanowaniem wszelkich reguł wynikających z przepisów prawa, zasad etyki, niniejszego Regulaminu oraz umowy stron.
2. Mediator jest obowiązany zachować bezstronność przy prowadzeniu mediacji oraz powinien bezzwłocznie ujawnić stronom wszelkie okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwość co do jego bezstronności i niezależności.
3. Mediator nie rozstrzyga sporu między stronami, lecz stara się ułatwić stronom osiągnięcie porozumienia.
4. Mediator udziela stronom pomocy w ich negocjacjach zmierzających do polubownego rozwiązania sporu, w sposób bezstronny i neutralny.
5. Mediator może komunikować się ze stronami wspólnie lub z każdą z nich z osobna, dokładając jednak starań o zachowanie symetrii w indywidualnych kontaktach ze stronami.
6. Mediator może odbywać spotkania z każdą ze stron pod nieobecność drugiej strony, o ile sam zauważy lub strona zgłosi taką potrzebę.

§ 6. Poufny charakter postępowania mediacyjnego

1. Mediator oraz strony zobowiązane są do zachowania w tajemnicy informacji, o których dowiedziały się w trakcie prowadzenia postępowania mediacyjnego. Obowiązek zachowania poufności istnieje również po zakończeniu postępowania mediacyjnego.
2. Mediator nie może być powoływany na świadka w postępowaniu sądowym, arbitrażowym lub jakimkolwiek innym, na okoliczność faktów i twierdzeń ujawnionych w postępowaniu mediacyjnym, chyba że strony uzgodnią inaczej.
3. Mediator nie może być pełnomocnikiem stron w postępowaniu sądowym lub arbitrażowym dotyczącym przedmiotu mediacji.
4. Bezskuteczne jest powoływanie się w toku postępowania przed sądem lub sądem polubownym na propozycje ugodowe, propozycje wzajemnych ustępstw lub inne oświadczenia składane w postępowaniu mediacyjnym.
5. Osoby trzecie mogą być obecne na posiedzeniu mediacyjnym tylko za zgodą stron i mediatora. Mediator może zaproponować stronom postępowania skorzystanie z pomocy eksperta.
6. Przebieg postępowania mediacyjnego i oświadczenia stron wyrażone w jego trakcie nie są utrwalane.
7. Mediator może sporządzać notatki dla lepszego rozumienia przebiegu postępowania mediacyjnego i stanowisk stron. Notatki te mediator niszczy niezwłocznie po zakończeniu postępowania mediacyjnego.

§ 7. Obowiązki stron

1. Strony mają obowiązek uczestniczenia w posiedzeniach mediacyjnych osobiście lub poprzez pełnomocników odpowiednio umocowanych, a w przypadku osób prawnych i spółek nie posiadających osobowości prawnej, poprzez osoby uprawnione do reprezentacji danego podmiotu zgodnie z aktualnym odpisem KRS.

§ 8. Protokół

1. Z przebiegu mediacji mediator sporządza protokół, w którym oznacza miejsce i czas przeprowadzenia mediacji, a także imię, nazwisko (nazwę) i adres stron, imię i nazwisko mediatora a ponadto wynik mediacji. Protokół podpisuje mediator.
2. Mediator doręcza stronom odpis protokołu.
3. Protokół postępowania mediacyjnego wraz z ewentualną kopią zawartej ugody przechowuje się w archiwum Kancelarii Mediacyjnej Aleksandra Obuchowicz-Sawicz przez okres 5 lat od dnia 1 stycznia roku następującego po zakończeniu postępowania mediacyjnego.
4. Przechowywane w archiwum dokumenty mogą być udostępniane tylko stronom lub upoważnionym przez nie osobom.

§ 9. Ugoda

1. Jeżeli strony zawarły ugodę przed mediatorem, ugodę zamieszcza się w protokole albo załącza się do niego.
2. Przez podpisanie ugody strony wyrażają zgodę na wystąpienie do sądu z wnioskiem o jej zatwierdzenie, o czym mediator informuje strony.
3. Mediator doręcza stronom odpis protokołu z załącznikiem.
4. Po zawarciu ugody przed mediatorem i złożeniu protokołu w sądzie, strona może złożyć w sądzie wniosek o zatwierdzenie ugody.
5. W przypadku gdy strona, po zawarciu ugody, w ramach mediacji prowadzonej na podstawie umowy o mediację, wystąpi do sądu z wnioskiem o zatwierdzenie ugody, mediator składa protokół w sądzie, który byłby właściwy do rozpoznania sprawy.
6. Ugoda zawarta przed mediatorem ma, po jej zatwierdzeniu przez sąd, moc prawną ugody zawartej przed sądem.

§ 10. Zakończenie postępowania mediacyjnego

1. Postępowanie mediacyjne kończy:
a) zawarcie przez strony pisemnej ugody;
b) złożenie przez stronę mediatorowi oświadczenia o wycofaniu się z postępowania mediacyjnego;
c) złożenia przez mediatora oświadczenia o bezcelowości lub niemożności dalszego prowadzenia postępowania mediacyjnego;
d) upływ okresu, o którym mowa w § 4 ust. 2 Regulaminu;
e) poddanie sprawy przez strony pod rozstrzygnięcie sądu.

§ 11. Koszty postępowania mediacyjnego

1. Mediacje są odpłatne.
2. Na koszty postępowania mediacyjnego składają się:
a) opłata mediacyjna,
b) wydatki dodatkowe.
3. Opłatę mediacyjną ustala się stosownie do wartości przedmiotu sporu (WPS):
Wartość przedmiotu sporu:
do 10 000,00 zł – opłata mediacyjna wg stawki 400 zł za każde posiedzenie mediacyjne;
do 50 000,00 zł – opłata mediacyjna 1 500,00 zł;
50 000,00 – 250 000,00 zł – opłata mediacyjna 3 000,00 zł;
powyżej 250 000,00 zł – opłata mediacyjna 6 000,00 zł.
4. W sprawach dotyczących spraw niemajątkowych opłata mediacyjna jest stała i wynosi 400 zł za każde posiedzenie mediacyjne.
5. W przypadku rezygnacji z mediacji zgłoszonej przez stronę lub strony nie później niż 2 dni przed pierwszą sesją, opłata mediacyjna podlega zwrotowi. W przypadku rezerwacji terminu i niestawiennictwa stron lub odwołania go później niż na 2 dni przed spotkaniem, naliczane są koszty takie same, jak za odbytą mediację. Zwyczajowo koszt ten pokrywa strona nie stawiająca się lub odwołująca spotkanie po wskazanym wyżej terminie.
6. Opłaty za wydatki dodatkowe, takie jak: korespondencja, koszty podróży mediatora, opinie biegłych i tłumaczy oraz najem sal do przeprowadzenia mediacji są ustalane indywidualnie i pobierane w zależności od potrzeby.
7. Wszystkie opłaty uiszcza się na rachunek bankowy wskazany przez Kancelarię.
8. Jeżeli strony nie uzgodniły inaczej, ponoszą one koszty postępowania mediacyjnego w równych częściach. W przypadku braku zapłaty kosztów postępowania mediacyjnego przez jedną ze stron za spłatę całości zobowiązania strony odpowiadają solidarnie.
9. W zakresie rozliczeń ze stronami postępowania mediacyjnego Kancelaria wystawia rachunek bezpośrednio na rzecz stron postępowania mediacyjnego zgodnie z obowiązującym kosztami postępowania mediacyjnego określonymi w niniejszym Regulaminie.

§ 12. Odpowiedzialność prawna

1. Odpowiedzialność prawna Kancelarii Mediacyjnej Aleksandra Obuchowicz-Sawicz i mediatora jest ograniczona jedynie do przypadków winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa.
Regulamin w powyższym brzmieniu obowiązuje od dnia 31.03.2022 r.